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您的位置:首页 主办方指南 办展流程

一、申办

申办展会须向展馆提供一下资料:

(一)申办展会的基本信息与相关资料

(二)有效地工商税务证照

(三)展会组织机构批文、组织策划方案、以往同类展会资料


二、签订

(一)双方达成合作意向。签订展会服务合同,并对附属服务(现场服务外的所有服务)项目达成一致签订合同后,展馆方将给予组委会以下资料:

1、展馆各项收费标准

2、布展要求

3、展馆各项规定及制度

要求组委会收到这些资料后将其告知此次展会所有参展单位

(二)签订合同后组委会须预付展会保证金


三、筹展

在正式开展前,我们将与您进一步办理一下有效手续,并请您配合提供相应反馈资料。

(一)衔接公安消防、城管和药监等相关职能部门报批资料及办理。

(二)在展前3-5天,展馆方与组委会共同开展前协调会,对接展会的所有工作并确定双方人员联系表,且组委会需提供展馆以下资料:

1、组委会将展位图纸提供给展馆方,展馆方接到图纸后于五个工作日内进行确认签字。组委会应严格按展馆方签字认可的展位布展图招展,未经展馆方认可不得对图纸进行任何改动。

2、会展效果跟踪反馈

3、展位搭建图、楣板资料及其它资料提供

凡租用空地进行特装搭建的参展单位,须在规定日期前,将展台的设计图(包括平面图、立面图、效果图、电路图、用电量、展位材料防性文字说明)一式三份寄送展馆组委会进行初审后,再报送展馆进行审核,同意后方可进行制作实施

4、请在布展前五个工作日内确认供餐方案、开幕式方案等在展馆内发生的各类生产方案。

5、布展、撤展期间的有关规定及作息时间安排、资料的提供。

(三)安全责任手续办理:

1、按相关部门的规定,办理公安、消防等有关手续,并由组委会与展馆签订《展会安全责任书》。

2、在布展前由组委会与每一家参展商签订《参(布)展安全责任书》。


四、布展

(一)进场手续

1、施工许可办理展台搭建商应缴纳施工管理费、保证金等相关费用后,方可办理手续,领取证件。

2、组委会在布展前需提供五套全套样票、证给展馆。

(二)按现场要求施工

1、特装

凡进行特装搭建的参展单位,所使用材料必需符合国家公安部门的消防要求,施工过程必需严格遵守展馆的现场管理规定,所搭建的展台度不得超过限定值,并采取相应的安全防范措施。

2、标展

标展由展馆方统一搭建,具体布展要求见馆内《标准展位布展须知》

(三)组委会派专人到现场服务台值班,处理现场事宜(包括布展、开展、撤展期间)。

(四)需加班布展的参展商,请于当日16:00前到展馆服务台办理相应手续。

(五)布展人员必须遵守展会统一规定的布展时间,闭馆后谢绝进入展馆。


五、开展

组委会的现场值班人员工作职责:

(一)负责展场正常交易秩序维护。

(二)协调处理展会各种矛盾和问题。

(三)负责开、布展期间物品出馆手续的办理。


六、撤展

(一)确需提前撤展的,由组委会办理验放手续,组委会必须到展位检查后方可放行。

(二)展会结束后,由特殊装修和标摊改特装的搭建公司负责拆除展台,并将由此产生的各类垃圾清运出展馆。

(三)撤展期间不能损坏展馆一切设施设备。


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